Imagine o último dia de um mês qualquer. O dono abre o relatório de vendas no fim da tarde, vê que o mês fechou bem abaixo do esperado e chama o time para entender o que aconteceu. Um vendedor diz que entrou pouca gente pelo site, outro acha que os clientes estão sumindo depois do orçamento, e um terceiro lembra que o anúncio ficou alguns dias parado, só que cada um tem uma explicação e ninguém tem certeza.

Acompanhar alguns números toda semana resolve esse problema, mas não só ele. Os mesmos números ajudam a decidir onde colocar dinheiro no marketing, mostram quem do time precisa de ajuda e dão base para decidir se é hora de contratar. Neste texto, a gente mostra quais são esses 5 números e depois passa por cada uma dessas decisões.

Neste post

1. O que são indicadores de vendas?
2. Quais são os 5 números para olhar toda semana?
3. Como os números ajudam a corrigir o mês enquanto ainda dá tempo?
4. Como os números mostram onde investir no marketing?
5. Como os números ajudam a desenvolver o time?
6. Como saber se é hora de contratar mais alguém?
7. Como montar a reunião semanal sem planilha?
8. Como fazer na Atlas
9. Perguntas frequentes

O que são indicadores de vendas?

Indicadores de vendas são números que mostram como o comercial está andando, ou seja, quantos clientes chegam, quantos avançam e em que ponto a venda trava. O faturamento é o resultado final e chega tarde, enquanto os indicadores da semana mostram o que vem antes dele, quando ainda dá para mudar alguma coisa. E não precisa de muitos, porque cinco números olhados sempre do mesmo jeito dizem mais do que um relatório de 20 páginas que ninguém lê até o fim.

Quais são os 5 números para olhar toda semana?

Os cinco seguem a ordem em que a venda acontece, do primeiro contato até o fechamento.

1. Quantos contatos novos chegaram, e de onde

É o começo de tudo, porque se entram poucos contatos, nenhum time consegue compensar só no esforço. Olhe também a origem de cada contato (anúncio, site, Instagram ou indicação) e compare sempre com a semana anterior.

2. Quantas conversas ficaram sem resposta

O contato que chega e não recebe resposta é uma venda perdida antes de começar. Um estudo publicado na Harvard Business Review em 2011 (leia o artigo na HBR), de James Oldroyd, Kristina McElheran e David Elkington, auditou 2.241 empresas dos Estados Unidos e mostrou que 23% nunca responderam o contato de teste. Na mesma pesquisa, as que tentaram falar com o cliente em até uma hora tiveram quase sete vezes mais chance de qualificar esse cliente do que as que tentaram uma hora depois.

3. Quantos avançaram de uma etapa para a outra

Olhe o funil etapa por etapa e veja quantos contatos viraram conversa, quantas conversas viraram proposta e quantas propostas viraram venda. É o número que mostra onde a venda trava, e basta anotar quantos clientes estavam em cada etapa e quantos passaram para a seguinte.

4. O que está parado

Liste as oportunidades que não andaram na semana, como o orçamento sem retorno ou o cliente que pediu para ser chamado depois e ninguém chamou. Defina o que é "parado" para a sua empresa, porque para quem vende produto de recompra rápida três dias já é muito, enquanto para quem vende projeto pode ser uma semana.

5. O resultado de cada vendedor

Compare o time lado a lado, olhando quantos contatos cada um recebeu, quantos atendeu e quantos fechou. Mais adiante, a gente mostra como esse número ajuda a desenvolver o time sem expor ninguém.

Como os números ajudam a corrigir o mês enquanto ainda dá tempo?

Volte ao dono do começo do texto e pense no mesmo mês, só que com ele olhando os cinco números toda segunda-feira. Na segunda semana, ele teria visto que os contatos do site caíram pela metade enquanto os do Instagram continuavam iguais. Uma queda forte em um canal só quase sempre tem uma causa simples, e nesse caso bastaria abrir o site para descobrir que o formulário estava com problema e resolver isso em uma tarde, ainda com duas semanas pela frente para vender.

O mesmo vale para as vendas paradas. Uma lista de orçamentos sem retorno vista na terça-feira vira uma rodada de mensagens no mesmo dia, enquanto a mesma lista descoberta no dia 30 vira só uma explicação para o mês fraco.

Como os números mostram onde investir no marketing?

Imagine uma empresa que gasta uma parte boa do orçamento em anúncios e ouve dos vendedores que "os clientes de indicação fecham mais". Sem número, isso fica como opinião. Com a origem de cada contato registrada e o avanço entre etapas acompanhado, dá para ver de onde vêm os clientes que de fato chegam ao fechamento, e não só de onde vêm mais mensagens.

Às vezes a descoberta é que o anúncio traz muito contato, mas pouca venda, e que vale mudar a mensagem do anúncio antes de aumentar o investimento. Em outras, é que a indicação funciona tão bem que merece um pedido organizado para os clientes atuais. Em qualquer dos casos, a decisão sai de um número, e não do que parece estar acontecendo.

Como os números ajudam a desenvolver o time?

Quando o resultado de cada vendedor aparece lado a lado, a conversa com o time muda de tom. Pense em dois vendedores que recebem o mesmo volume de contatos, só que um fecha bem mais que o outro, e os números mostram que a diferença está na etapa de proposta. Em vez de uma cobrança genérica, o gestor senta com os dois, lê como cada um conduz essa etapa e ajuda o vendedor que fecha menos a aprender com o colega.

Esse número também protege a empresa de outro jeito, porque quando o resultado de cada vendedor está no sistema, a carteira dele também está. Já teve empresa que contou para a gente que o vendedor saiu bem na sexta e pediu demissão na segunda, e como nada estava registrado, a base de clientes que comprava dela foi embora junto com ele.

Como saber se é hora de contratar mais alguém?

Contratar um vendedor é uma decisão cara, e muitas vezes é tomada pela sensação de que o time está sobrecarregado. Os números ajudam a separar sobrecarga de verdade de desorganização. Se as conversas sem resposta crescem semana após semana mesmo com o time bem distribuído, e os contatos novos continuam subindo, é sinal de que falta gente. Se elas se concentram em um horário específico, talvez o problema seja de cobertura, e não de tamanho do time.

Hoje, algumas empresas também consideram usar um agente de inteligência artificial para o primeiro atendimento fora do horário. Seja qual for o caminho, os mesmos números mostram, nas semanas seguintes, se a mudança resolveu ou não.

Como montar a reunião semanal sem planilha?

O que mais derruba a reunião semanal é a planilha, porque quando alguém precisa passar a manhã juntando dados, a reunião começa a ser adiada, e quando acontece, muitas vezes é com número errado. Por isso os números precisam sair do sistema que o time já usa, onde o contato chega, a conversa acontece e a venda anda.

Uma rotina de uns 30 minutos costuma funcionar bem: escolha um dia e um horário fixos, abra os 5 números sempre na mesma ordem, decida uma ação com responsável e prazo para cada número que piorou e, na semana seguinte, comece conferindo se as ações foram feitas. Como os números só fazem sentido com o funil em dia, se o seu ainda não está, comece por como montar um funil de vendas simples em 5 passos.

Como fazer na Atlas

Na Atlas, esses números saem do que o time já faz no sistema durante a semana, sem ninguém montar nada à parte.

1. Contatos e origem. No Atlas Dashboards, você vê de onde veio cada venda, porque cada formulário do Atlas Forms marca a origem do contato.
2. Conversas sem resposta. No Atlas Chat, você vê quais conversas estão paradas e quem é o responsável por cada uma.
3. Avanço entre etapas. O Atlas Dashboards mostra quantos entraram, avançaram e fecharam em cada etapa do funil do Atlas CRM.
4. Vendas paradas. No Atlas CRM, o funil mostra o que não andou, com o vendedor de cada oportunidade.
5. Time lado a lado. O Atlas Dashboards compara o que cada vendedor está atendendo e fechando.

Perguntas frequentes

Por que olhar toda semana, e não todo mês?

Porque no fim do mês não dá mais para agir sobre o que aconteceu. Olhando toda semana, um problema no atendimento ou no funil ainda pode ser corrigido antes de virar um mês fraco.

Preciso de todos os 5 números desde o começo?

Não. Se for difícil, comece com as conversas sem resposta e as oportunidades paradas, que são os mais fáceis de transformar em ação, e inclua os outros depois que a reunião virar hábito.

E se os números do sistema estiverem errados?

Quase sempre é sinal de funil desatualizado. Use a própria reunião para corrigir, combinando que o que não está no sistema não entra na conversa, e em poucas semanas o time passa a registrar tudo.

Para começar hoje: marque na agenda um horário fixo, toda semana, só para o comercial. Na primeira reunião, olhe apenas as conversas sem resposta e as oportunidades paradas, e saia dela com uma ação e um responsável para cada uma. Em poucas semanas, os mesmos números vão começar a responder também as perguntas sobre marketing, time e contratação.

Leia também: WhatsApp no celular do vendedor: o que a empresa perde e Funil de vendas simples: como montar em 5 passos.