Imagine a reunião do comercial de uma quinta-feira qualquer. O dono liga a televisão da sala, abre o funil que foi montado com muito cuidado três meses antes e começa a passar pelas etapas com o time. Na coluna "Negociação" aparecem 140 oportunidades, e conforme ele vai abrindo uma por uma, percebe que metade são clientes com quem ninguém fala há dois meses, e que dali não dá para tirar nenhuma conclusão sobre o mês.

Muita empresa monta o funil só para organizar as vendas, e quando ele fica pesado, abandona. Só que um funil bem feito serve para bem mais do que organizar: ele mostra onde a venda trava, ajuda a prever quanto vai entrar, ensina com as vendas perdidas, facilita a troca de vendedor e prepara a empresa para automatizar. Neste texto, a gente passa por cada um desses usos e depois mostra como montar um funil simples em 5 passos.

Neste post

1. O que é um funil de vendas simples?
2. Como o funil mostra onde a venda trava?
3. Como o funil ajuda a prever o mês?
4. O que as vendas perdidas ensinam?
5. O que o funil tem a ver com automação e inteligência artificial?
6. Como montar um funil de vendas simples em 5 passos?
7. Como fazer o time usar o funil toda semana?
8. Como fazer na Atlas
9. Perguntas frequentes

O que é um funil de vendas simples?

Funil de vendas é o caminho que o cliente faz desde o primeiro contato até a compra, dividido em etapas que mostram em que pé está cada venda. Um funil simples tem poucas etapas, com nomes que todo mundo entende, então qualquer vendedor sabe sem pensar muito onde colocar cada cliente. A lista de contatos diz quem são os seus clientes, enquanto o funil diz o que ainda falta acontecer com cada um para a venda fechar.

Como o funil mostra onde a venda trava?

Pense em uma empresa que sente que está vendendo pouco, mas não sabe por quê. Quando ela olha o funil, vê que muita gente chega e conversa, só que as propostas se acumulam na etapa "Proposta enviada" e quase nenhuma passa para "Fechado". Isso muda completamente a conversa, porque o problema deixa de ser "falta cliente" e passa a ser o que acontece depois que o orçamento é enviado.

Sem funil, cada vendedor tem a sua explicação, e o dono fica no meio delas. Com o funil, a empresa enxerga a etapa onde as vendas param e pode agir exatamente ali, seja revendo a proposta, seja combinando um retorno com data marcada para cada orçamento.

Como o funil ajuda a prever o mês?

Imagine o dono no dia 10 do mês, tentando decidir se pode contratar mais uma pessoa ou se é melhor esperar. Sem funil, ele depende do que os vendedores acham que vai fechar, e cada um tem um otimismo diferente. Com o funil em dia, ele vê quantas propostas estão abertas, quantas reuniões estão marcadas e quanto, mais ou menos, costuma fechar de cada etapa nos meses anteriores.

Isso não é uma previsão perfeita, e nem precisa ser. O que o funil dá é uma base para decidir com menos chute, e quanto mais meses a empresa registra, mais confiável essa base fica. O funil também mostra o que cada vendedor tem nas mãos, o que facilita muito a vida quando alguém sai de férias ou deixa a empresa, porque a carteira está registrada e pode ser passada para outra pessoa no mesmo dia.

O que as vendas perdidas ensinam?

Muitos funis têm uma etapa "Perdido" no fim, onde os clientes se acumulam sem nenhuma informação. Uma saída melhor é marcar a venda como perdida, registrar o motivo e tirar o cliente do funil principal, guardando em um lugar separado onde ele pode ser chamado de novo mais para frente.

O motivo registrado é o que vale ouro. Pense em uma empresa que, depois de três meses, olha os motivos de perda e percebe que o prazo de entrega aparece muito mais do que o preço. Até ali, a conversa interna era sempre sobre dar desconto, e de repente fica claro que o cliente estava indo para quem entrega mais rápido. Esse tipo de descoberta muda o discurso do vendedor, o anúncio do marketing e, às vezes, a própria logística.

O que o funil tem a ver com automação e inteligência artificial?

Para qualquer coisa acontecer sozinha no comercial, o sistema precisa saber em que ponto está cada cliente. Quando as etapas são claras, dá para combinar regras simples, como mandar uma mensagem de retorno quando o cliente fica alguns dias na etapa "Proposta enviada" sem responder, ou criar a tarefa do vendedor quando uma reunião é marcada.

A mesma lógica vale para agentes de inteligência artificial que atendem e acompanham clientes. Imagine um agente que responde as mensagens da noite: ele precisa saber se está falando com alguém que acabou de chegar ou com alguém que já recebeu proposta, porque a conversa certa é diferente em cada caso. Um funil bagunçado deixa qualquer automação perdida, enquanto um funil simples e em dia dá a ela o contexto de que precisa.

Como montar um funil de vendas simples em 5 passos?

Faça na ordem, porque cada passo depende do anterior, e comece em uma folha de papel, antes de abrir qualquer sistema.

1. Desenhe o caminho do cliente

Pense no que o cliente faz quando compra de você: em geral, ele chega e demonstra interesse, alguém conversa com ele, ele recebe uma proposta ou marca um horário e, por fim, decide. Cada um desses momentos é candidato a virar uma etapa, então escreva esse caminho com as palavras que o seu cliente usaria.

2. Fique com 4 a 6 etapas

Se você chegou em 9 ou 10, junte as parecidas, e um teste ajuda: se em duas etapas o vendedor faz a mesma coisa, elas são uma só. Evite também etapas que dependem de opinião, como "Cliente quente", e prefira etapas ligadas a um fato, como o cliente ter recebido a proposta ou marcado o horário.

3. Escreva a regra de entrada de cada etapa

O vendedor precisa saber, sem dúvida, quando mover o cliente, e para isso cada etapa precisa de uma regra curta que dê para conferir.

Para testar, pergunte para dois vendedores em qual etapa um mesmo cliente deveria estar, e se cada um responder uma etapa diferente, a regra ainda precisa ser reescrita junto com eles.

4. Tire do funil quem não vai comprar agora

Como vimos acima, a venda perdida sai do funil principal com o motivo registrado. Se ela continuar misturada com as ativas, os números do funil passam a mostrar uma situação que não é a real.

5. Deixe o sistema fazer o trabalho chato

Quem preenche um formulário no site pode entrar direto na primeira etapa, e a mudança de etapa pode criar sozinha a tarefa do próximo passo. Quanto menos o vendedor precisa digitar, mais o funil fica em dia.

Como fazer o time usar o funil toda semana?

O funil só vira hábito quando é usado para alguma coisa que importa, e o jeito mais simples é abrir o funil na reunião semanal, olhando etapa por etapa o que está parado, o que está perto de fechar e quem precisa de ajuda. Quando o time percebe que o gestor conduz a reunião a partir do funil, cada vendedor passa a manter os seus clientes atualizados, porque sabe que é ali que a conversa vai acontecer. Uma regra que ajuda muito é combinar que o que não está no funil não entra na reunião. Para saber quais números olhar, veja o post sobre os 5 números para ver toda semana no comercial.

Como fazer na Atlas

Na Atlas, o funil fica no Atlas CRM, e a parte que acontece sozinha fica no Atlas Flow.

1. Crie as etapas. Monte de 4 a 6 etapas no Atlas CRM, com os nomes que o time já usa.
2. Ligue a entrada. Com o Atlas Forms, quem preenche um formulário entra como contato e já aparece na primeira etapa.
3. Automatize o próximo passo. No Atlas Flow, a mudança de etapa pode criar a tarefa do vendedor ou mandar uma mensagem.
4. Registre as perdas. Cada venda perdida fica marcada com o motivo, para a empresa aprender com elas.
5. Abra na reunião. O funil mostra, em um só lugar, o que está perto de fechar e o que está parado.

Perguntas frequentes

Quantas etapas um funil de vendas deve ter?

Para a maioria das empresas, de 4 a 6. Com menos, fica difícil ver onde a venda trava, e com mais, o time começa a confundir uma etapa com a outra.

Posso ter mais de um funil?

Pode, quando a empresa tem vendas muito diferentes, como venda nova e renovação, mas comece com um e crie o segundo só quando o primeiro estiver em uso.

Funil de vendas serve para quem vende só pelo WhatsApp?

Serve, e é aí que ele mais ajuda, porque sem funil o WhatsApp vira uma lista de conversas sem ordem. Só que a conversa precisa estar na empresa, e não no celular do vendedor (veja o que a empresa perde nesses casos).

Para começar hoje: escreva o caminho do seu cliente em 4 frases e uma regra de uma linha para cada etapa. Leve essa folha para a próxima reunião e peça para cada vendedor dizer com as próprias palavras o que entendeu, porque se todo mundo entendeu do mesmo jeito, você já tem um funil que o time vai usar.

Leia também: WhatsApp no celular do vendedor: o que a empresa perde e Indicadores de vendas: os 5 números para ver toda semana.